1. Invitez les bonnes personnes
Le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, a proposé la célèbre règle des deux pizzas, en disant :
Si vous ne pouvez pas nourrir une équipe avec deux grandes pizzas lors d’une réunion, vous avez des problèmes.
Si vous préparez des séances de brainstorming en équipe, essayez de ne pas inviter plus de dix personnes. Et lorsqu’une équipe fait un brainstorming, le rôle, le rang et la position au sein de l’entreprise appartiennent à l’extérieur.
Si vous faites un brainstorming seul, vous ne serez pas confronté à ce problème.
2. Préparez-vous
Avant un brainstorming, passez en revue le sujet et l’objectif du brainstorming. Faites savoir aux autres où et quand la séance aura lieu.
Donnez aux gens le temps de réfléchir, de faire des recherches et de former leurs premières idées. Ceci est particulièrement important pour les introvertis qui ont besoin de plus de temps pour réfléchir à une idée commerciale dans leur tête avant de l’exprimer devant d’autres personnes.
Circulez toute lecture préalable si le sujet est difficile. Si vous faites le brainstorming seul, lisez toutes les notes et les recherches liées au sujet.
3. Fixez un objectif clair
Au début de la séance de brainstorming, énoncez le problème qui nécessite une solution. Donnez aux gens des limites dans lesquelles ils peuvent travailler. Que vous travailliez seul ou à plusieurs, il est parfois utile d’écrire cette question en haut d’un tableau blanc.
4. Évitez de juger les nouvelles idées
La génération d’idées met l’accent sur la quantité. Chacune doit en susciter deux ou trois autres. Peu importe que ces idées soient bonnes ou mauvaises, voire carrément folles.
Lors du brainstorming, enregistrez les nouvelles idées sans jugement. S’il s’agit d’une session de groupe, rappelez aux autres qu’il n’y a pas de mauvaise idée.
Il faut généralement quelques mauvaises idées pour se réchauffer à une bonne. Et dans les séances de brainstorming en groupe, une mauvaise idée peut susciter une idée folle chez quelqu’un d’autre ou attirer les membres plus silencieux du groupe hors de leurs bulles.
5. Utilisez le bon support
Typiquement, un individu enregistre une session de brainstorming sur une grande feuille de papier, tandis qu’une équipe enregistre sa session sur un grand tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles.
J’ai trouvé le format A4 ou lettre idéal pour les sessions individuelles. Tout ce qui est plus petit semble trop restrictif, et tout ce qui est plus grand n’est pas assez portable.
Les séances de brainstorming en équipe sont quelque peu différentes, et un tableau blanc permet à chacun de voir ses idées se déployer. Lors d’une session de brainstorming en équipe, une personne doit enregistrer les idées du groupe pendant que les autres parlent.
Il est possible de capturer plus d’idées si les membres individuels de l’équipe se lèvent pendant qu’ils parlent et annotent le tableau blanc. Ils peuvent griffonner des idées sur le tableau blanc, utiliser des stylos de différentes couleurs ou même apposer des autocollants ou des Post-it.
De cette façon, rien n’est perdu.
6. Utiliser un minuteur
Rien n’est plus épuisant qu’une séance de brainstorming qui dure trop longtemps. Idéalement, une séance de brainstorming ne devrait pas durer plus de 30 minutes (si vous êtes seul) et jamais plus de 60 minutes (avec d’autres personnes).
Les séances de brainstorming courtes et rapides ne doivent pas empêcher de mettre réellement en œuvre lesdites idées.
7. Laissez le rang et le statut à l’extérieur
Si un manager commence à prendre des décisions exécutives pendant une session de brainstorming, cela dissuadera les autres de s’ouvrir.
De même, il n’est pas utile qu’une personne domine une session de brainstorming, ce qui arrive inévitablement dans les discussions de groupe.
Il existe quelques moyens d’éviter ces problèmes potentiels :
Passer une conque : Seule la personne qui tient la conque peut parler ; il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’une véritable conque, vous pouvez utiliser n’importe quel objet.
Nommer un facilitateur : son rôle est d’encourager des contributions égales et il ne doit pas nécessairement être le manager.
Rotation des rôles : si vous accueillez régulièrement des brainstorms de groupe, faites tourner le rôle de facilitateur et d’enregistreur, afin que tout le monde contribue.
8. Utilisez des outils numériques si nécessaire
Plusieurs applications numériques soutiennent les sessions de brainstorming individuelles et de groupe. Les meilleures comprennent :
- Miro (bon pour le brainstorming virtuel avec d’autres personnes)
- Freemind
- Mindjet
- Ayoa
- MindMeister
Miro est particulièrement bon pour accueillir des sessions de brainstorming virtuelles avec d’autres personnes. Les individus peuvent se connecter et écrire des idées sur des notes autocollantes virtuelles et les épingler sur un tableau blanc numérique.
Pour les sessions individuelles, j’utilise un stylo et du papier ou un grand tableau blanc. Les outils numériques ralentissent le processus, et ils peuvent provoquer des distractions (par exemple, le courrier électronique, Twitter, etc.).
Il est parfois nécessaire de présenter un brainstorming, et les outils ci-dessus sont bons pour cela.
9. Attention au post-mortem
Après une séance de brainstorming : Laissez les mauvaises idées s’évanouir. Évitez un post-mortem trop négatif. Terminez en laissant tout le monde partir pour que les idées suggérées puissent mariner.
Si une idée ou un sujet ressort le lendemain, développez cette idée, individuellement ou en équipe. Réfléchissez à vos prochaines étapes.
Cela ne signifie pas qu’il faille tenir et envoyer un procès-verbal que tout le monde signe. Cela signifie simplement que des idées de qualité sont mises en œuvre.